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Comment numériser vos factures ?


La numérisation des factures papier obéit à des règles strictes. Vos factures doivent être conservées pendant un délai fiscal de 6 ans au minimum. Les factures émises ou reçues sur support papier pouvant être conservées sous une forme électronique ou papier, au choix de l’entreprise. En pratique, depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent, sous conditions, numériser ces factures. Zoom sur les règles à respecter.

LES MODALITÉS DE LA NUMÉRISATION
Les modalités de numérisation des factures papier sont particulièrement strictes. Ainsi, la numérisation doit notamment garantir la reproduction des factures à l’identique en termes de forme et de contenu. La procédure suivie doit être documentée et faire l’objet de contrôles internes. Ensuite, chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti, par exemple, d’une empreinte numérique. Enfin, chaque fichier doit être horodaté.

LES INCIDENCES PRATIQUES DE LA NUMÉRISATION
Pour l’administration fiscale, la facture d’achat d’origine demeure la pièce justificative du droit à déduction de la TVA de l’entreprise. Toutefois, elle admet qu’une facture papier, une fois numérisée, constitue une pièce justificative dès lors que les modalités de numérisation ont bien été respectées. Et attention, l’entreprise qui présente à l’administration une facture numérisée ne remplissant pas les conditions requises est tenue de fournir la facture papier ! Et si elle n’est plus en possession de cette facture, son droit à déduction de la TVA peut alors être remis en cause. Les entreprises qui procèdent à la numérisation de leurs factures papier doivent donc veiller à bien respecter les modalités de sa mise en oeuvre afin d’éviter, d’une part, tout risque fiscal et, d’autre part, d’avoir à conserver en parallèle les factures papier.

Le don de congés bénéficie aux salariés proches aidants



Avec votre accord, vos salariés peuvent désormais offrir des jours de congés à leurs collègues proches aidants. Peuvent ainsi faire l’objet d’un don la 5e semaine de congés payés, les congés conventionnels, les jours de récupération et les jours de RTT. Étant précisé que ce don est consenti de manière anonyme et qu’il ne donne pas lieu au versement d’une contrepartie pour le salarié qui offre ses jours de congés. Le salarié proche aidant qui s’absente sur la base de jours de congés qui lui ont été donnés voit sa rémunération maintenue. Par ailleurs, ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif pour le calcul de son ancienneté dans l’entreprise. Et il doit conserver tous les avantages qu’il avait acquis avant le début de sa période d’absence.


Rappel Le proche aidant est celui qui s’occupe d’une personne handicapée ou d’une personne en situation de perte d’autonomie d’une particulière gravité. Cette personne pouvant être notamment son conjoint, son concubin, son partenaire de Pacs, un ascendant, un descendant, un enfant à charge ou encore une personne avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables et à qui il vient en aide régulièrement.

L'EIRL et la déclaration d'affectation



Pour protéger ses biens personnels des risques liés à son activité professionnelle, un entrepreneur individuel peut choisir le statut d’entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL). Pour cela, il doit déposer au registre de publicité légale dont il relève une déclaration comportant la liste des biens qu’il
affecte à son activité professionnelle et leur valeur. Une fois cette déclaration enregistrée, le gage des créanciers professionnels de l’entrepreneur se limite à ce patrimoine affecté. Mais attention, la déclaration d’affectation doit obligatoirement mentionner les biens qui sont affectés à l’activité professionnelle de l’entrepreneur. Une déclaration vierge de tout bien ne serait pas valable. Du coup, l’entrepreneur perdrait son statut d’EIRL et, en cas de faillite, redeviendrait responsable sur la totalité de ses biens.

Illustration Un commerçant ambulant avait déposé, en attendant d’acheter sa camionnette, une déclaration d’affectation sans y mentionner le moindre bien. Or, une fois le véhicule acquis, il avait omis de compléter la déclaration. Lorsqu’il avait été placé en liquidation judiciaire, 2 ans plus tard, le liquidateur, en raison du défaut de mention des biens professionnels dans la déclaration, a été autorisé à vendre ses biens personnels pour régler ses créanciers professionnels

Comment bien utiliser vos comptes 2017 ?



Désormais, vous disposez des comptes de votre exercice 2017. Ils vont permettre au Cabinet de remplir vos obligations fiscales et de déclarer à l’administration votre résultat. Mais leur utilité va bien audelà de ces aspects déclaratifs. Les comptes vous offrent avant tout la possibilité d’analyser votre performance 2017, puis de la communiquer et de la décrypter à votre partenaire financier, votre banquier.

INTERPRÉTEZ LA PERFORMANCE RÉALISÉE PAR VOTRE ENTREPRISE EN 2017
Les comptes qui vous ont été remis sont composés de trois documents : le compte de résultat, le bilan et l’annexe. C’est le compte de résultat qui mesure la performance réalisée par votre entreprise durant cet exercice.

COMMENT EST DÉTERMINÉ LE RÉSULTAT ?
Le compte de résultat fait à la fois apparaître ce que votre entreprise a produit en 2017, c’est-à-dire son chiffre d’affaires, et ce qu’elle a consommé, c’est-à-dire ses charges. Ces consommations pouvant être de nature très différente. Il peut s’agir notamment d’achats de matières premières ou de marchandises à revendre, de frais de personnel ou de frais financiers. Et de la différence entre son chiffre d’affaires et l’ensemble de ses charges découle le résultat net réalisé par votre entreprise.

LA STRUCTURE DE VOTRE RÉSULTAT
L’examen de votre compte de résultat vous permet donc de déterminer la performance accomplie par votre entreprise. Mais vous devez affiner votre analyse, car cette performance peut découler de l’activité même de votre entreprise, de sa situation financière ou d’éléments exceptionnels. Ainsi, une perte importante n’aura pas du tout la même signification si elle est due à la destruction d’un bien par une tempête (événement exceptionnel) ou si elle est associée à une forte baisse de la marge commerciale (liée à l’exploitation).

Il est donc important de bien savoir analyser la composition de votre compte de résultat, qui est divisé en trois parties :
- une partie exploitation, qui comprend le détail des produits et charges d’exploitation et qui sert à déterminer le résultat de l’activité proprement dite ;
- une partie financière, qui détermine le résultat financier ;
- une partie exceptionnelle, d’où découle le résultat exceptionnel. C’est le cumul de ces trois résultats, diminué de l’impôt sur les sociétés, qui détermine le bénéfice net comptable ou la perte de l’exercice.

PROCÉDEZ À L’ANALYSE PLURIANNUELLE ET EN POURCENTAGE DE VOTRE CHIFFRE D’AFFAIRES
Pour une bonne analyse, il est par ailleurs indispensable de vous référer à la présentation pluriannuelle de vos données comptables. Cette présentation pluriannuelle permet de mettre en évidence l’évolution de chaque poste et sa contribution positive ou négative dans l’élaboration du résultat. Dans le même ordre d’idées, le poids en pourcentage du chiffre d’affaires de certains postes est un indicateur important. Par exemple, le taux de marge globale sera souvent plus intéressant à analyser que la progression en valeur absolue de cette marge. De même, au niveau de chacune des charges, il est plus pertinent de mesurer leur évolution par rapport au niveau d’activité. Ainsi, le ratio frais de personnel sur chiffre d’affaires et son évolution d’une année sur l’autre permettent d’analyser l’évolution du niveau de productivité de l’entreprise.

COMMUNIQUEZ VOS COMPTES À VOTRE BANQUIER
Interpréter et comprendre vos comptes est indispensable, mais pas suffisant. Vous devez également communiquer sur votre performance, notamment la présenter et l’expliquer à votre banquier afin qu’il réponde présent lorsque vous aurez besoin de lui. Cette démarche est importante, car elle vous permet de créer et de maintenir un climat de confiance entre vous et lui. En pratique, elle se déroule en trois étapes.

1RE ÉTAPE : PRENEZ RENDEZ-VOUS AVEC VOTRE BANQUIER
Dans les jours qui suivent l’établissement de vos comptes, prenez rendez-vous avec votre banquier. Et surtout préparez ce rendez-vous en prévoyant la façon dont vous présenterez votre performance 2017 et la situation financière de votre entreprise. Sans oublier, avant la date convenue, de lui transmettre vos comptes annuels et vos données prévisionnelles afin qu’il puisse, lui aussi, préparer cette entrevue.

2E ÉTAPE : RECEVEZ-LE DANS VOTRE ENTREPRISE
Recevez votre banquier dans votre entreprise afin qu’il puisse mieux l’appréhender, qu’il fasse connaissance avec vos collaborateurs, qu’il visite vos installations et découvre vos produits. Chez vous, il sera plus disponible. Au cours de cet entretien, vous lui rappellerez les caractéristiques de votre activité, le positionnement de votre entreprise dans son secteur, ses moyens, mais aussi toutes les mesures prises ou envisagées pour faire face à la situation économique.

3E ÉTAPE : PRÉSENTEZ-LUI VOS COMPTES
Lors de cette rencontre, vous serez amené à lui commenter certains
indicateurs clés. Vous évoquerez notamment avec lui :
- votre résultat, afin qu’il puisse vérifier que votre entreprise dégage durablement des bénéfices ou qu’elle maîtrise un déficit conjoncturel ;
- l’évolution de votre chiffre d’affaires, afin qu’il ait une idée du développement de votre activité ;
- votre capacité d’autofinancement, c’est-à-dire les ressources dégagées par votre entreprise qui permettent de faire face aux remboursements des dettes financières, de financer la croissance et enfin de rémunérer l’exploitant ou les associés ;
- votre trésorerie, qui correspond à l’ensemble de vos avoirs disponibles en caisse ou à la banque. Encore une fois, pensez à compléter cette analyse par une explication détaillée de vos documents prévisionnels. Et attention, sachez que votre banquier sera particulièrement attentif à l’équilibre de votre bilan et vérifiera que vous avez bien financé vos actifs immobilisés avec des capitaux mis durablement à la disposition de votre entreprise.

QUELQUES CONSEILS DE BON SENS
Pour réussir votre rendez-vous, soyez clair et veillez à ne pas noyer votre interlocuteur dans des détails et surtout à ne pas donner l’impression que vous cachez quelque chose. Montrez votre volonté de transparence et votre capacité d’anticipation. Et à toute question du banquier, vous devez apporter une réponse. Si celle-ci n’est pas immédiate, notez la question et prenez soin d’envoyer à votre interlocuteur un petit courriel d’explication dans les plus brefs délais.


CONCLUSION
La présence du Cabinet à vos côtés sera un « plus » professionnel pour préparer l’entrevue avec votre banquier et, si vous le souhaitez, pour vous accompagner dans la présentation de vos comptes. Nous pouvons aussi vous assister pour négocier les financements dont votre entreprise a ou pourrait avoir besoin.

LINKED'IN : le réseau social des professionnels


LinkedIn est sans conteste le réseau social professionnel le plus important du monde. Difficile pour une entreprise de ne pas y être présente ou représentée. Contrairement à ce que beaucoup pensent, le premier réseau social professionnel n’est pas seulement une base de données géante de CV de cadres. C’est également un outil qui permet aux entreprises de trouver des partenaires, des clients mais aussi des collaborateurs. Rappel de quelques règles à suivre pour tirer avantage de sa présence sur ce réseau riche de 500 millions de membres.

UNE PAGE OPTIMISÉE
Comme sur Facebook, vous pouvez créer, à partir d’un compte personnel, votre page entreprise. Cette page doit être illustrée par une photo de qualité et un logo représentant l’identité visuelle de l’entreprise. Elle doit aussi contenir un descriptif des activités, des valeurs et des ambitions de l’entreprise. Et attention, la conception de cette page est importante et doit être pensée en fonction de l’objectif poursuivi sur LinkedIn (vendre, recruter, trouver des partenaires…). Un conseil, n’hésitez pas à insérer des mots-clés traduisant votre activité ou vos ambitions dans votre descriptif afin que votre page soit mieux référencée sur le moteur de recherche de LinkedIn.

COMMENT LA FAIRE CONNAÎTRE
Une fois votre page créée sur LinkedIn, vous devez la faire connaître. D’abord, invitez les personnes avec lesquelles vous travaillez (clients, fournisseurs, partenaires) à vous suivre sur LinkedIn. Pour les y inciter, vous pouvez ajouter un bouton « nous suivre sur LinkedIn » sur la page de votre site, en signature de vos courriels et dans le corps des newsletters adressées à l’ensemble de vos contacts. Ensuite, si vous avez des salariés et qu’ils sont présents sur le réseau, sollicitez-les pour qu’ils lient à leur page celle de votre entreprise. Ils en deviendront ainsi les ambassadeurs. Analyser ses résultats LinkedIn fournit des outils permettant d’analyser les résultats de vos actions. Dans l’onglet « statistiques » de votre page, via les rubriques « visiteurs », « nouvelles publications » et « abonnés », vous pouvez ainsi connaître le nombre de fois où vos nouveaux contenus ont été vus, s’ils ont permis de recruter de nouveaux membres et s’ils ont été partagés, commentés ou « aimés ». En outre, ces statistiques vous fournissent des données sur vos visiteurs et vos abonnés.

PENSEZ AUX GROUPES
Les groupes sur LinkedIn rassemblent des professionnels qui partagent les mêmes centres d’intérêt. Participer à ces groupes, ou même en créer, permet de se faire connaître et apprécier par un public ciblé.

Protection des données : 2 mois pour se mettre aux normes



Le 25 mai 2018, le RGPD devra être appliqué par toutes les entreprises.
La création et l’administration, par les professionnels, de fichiers contenant des données à caractère personnel sont encadrées par la loi dite « Informatique et Libertés ». Applicable depuis 1978, cette loi sera remplacée par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dès le 25 mai prochain. Rappel des enjeux.

DES ENTREPRISES RESPONSABILISÉES
Outre le renforcement des droits des personnes fichées (procédure de recueil des données, droit d’accès…), ce règlement européen supprime la plupart des obligations déclaratives et des demandes d’autorisation jusqu’à présent exigées par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) à l’occasion de la création d’un fichier nominatif. En contrepartie, les entreprises sont tenues d’adopter un comportement responsable. Autrement dit, elles doivent mettre en oeuvre les moyens nécessaires pour assurer la protection des données personnelles qu’elles administrent et être en mesure de le démontrer en cas de contrôle de la Cnil. Un changement d’approche radical qui oblige les entreprises à réaliser un état des lieux de leurs traitements de données.

UN COUP DE MAIN DE LA CNIL
L’objectif poursuivi par la réforme est simple : exiger des entreprises qu’elles adaptent le niveau de protection des données aux risques que leur utilisation fait peser sur la vie privée des personnes fichées. Mais sa mise en pratique l’est beaucoup moins. C’est pourquoi la Cnil propose sur son site (www.cnil.fr) des documents destinés à aider les entreprises à comprendre le nouveau cadre juridique et à se mettre en conformité. Elle a également créé une page à partir de laquelle il est possible d’accéder aux principales ressources qu’elle propose. Cette page regroupe un descriptif des 6 étapes qui permettent d’organiser le chantier de mise aux normes, une foire aux questions et des modèles de registres dans lesquels sont décrits chaque fichier, son objectif et les mesures de sécurité qui viennent le protéger.

Agir sans attendre
En principe, toute entreprise devra être en conformité dès le 25 mai 2018. Mais compte tenu de la complexité de l’opération, l’objectif semble difficile à atteindre si aucune action n’a d’ores et déjà été lancée. Mais pas de panique, la Cnil a promis d’être compréhensive dans les premiers mois d’application du RGPD. Ainsi, en cas de contrôle, le simple fait d’avoir entamé des démarches de mise en conformité devrait être suffisant pour échapper à une sanction.


DE FORTES SANCTIONS
Le non-respect des règles du RGPD est sanctionné par de fortes amendes qui peuvent atteindre 10 à 20 millions d’euros ou 2 à 4 % du chiffre d’affaires réalisé par l’entreprise défaillante !

SOCIAL : Les propos tenus sur facebook



Dans une affaire récente, un employeur avait produit devant le conseil de prud’hommes des informations extraites du profil Facebook d’une salariée. Or il ne faisait pas partie de ses « amies », seules personnes autorisées à accéder à ce contenu. Pour les obtenir, il avait utilisé le téléphone portable professionnel d’un autre salarié qui, lui, pouvait le consulter. Constatant une atteinte à la vie privée de la salariée, les juges ont condamné l’employeur à lui verser 800 €. Et les informations ainsi obtenues n’ont pas pu être utilisées en justice.

CASSATION SOCIALE, 20 DÉCEMBRE 2017, N° 16-19609
Précision : Un employeur peut utiliser en justice les propos publiés par un salarié sur Facebook lorsqu’ils sont publiés sur un « mur » public, et donc accessibles à tous sans restrictions particulières.

Amortissement des véhicules : une déductibilité limitée !


Les entreprises qui achètent des véhicules de tourisme peuvent déduire de leur bénéfice imposable l’amortissement correspondant, dans la limite d’un certain plafond, plafond variant selon l’année d’acquisition du véhicule et son taux d’émission de dioxyde de carbone. Ainsi, par exemple, il était fixé à 9 900 € pour les véhicules, acquis en 2017, dont le taux d’émission excédait 155 g de CO2/km, et à 18 300 € pour ceux dont le taux d’émission était supérieur ou égal à 60 g et inférieur ou égal à 155 g de CO2/km. Mais attention, l’acquisition de véhicules polluants est davantage pénalisée en 2018 ! En effet, le plafond de 9 900 € est étendu aux véhicules émettant plus de 150 g de CO2/km. Par conséquent, le plafond intermédiaire de 18 300 € concerne désormais les véhicules dont le taux d’émission est supérieur ou égal à 60 g
et inférieur ou égal à 150 g de CO2/km. Rappel Le plafond le plus élevé est fixé à 30 000 € pour les véhicules émettant moins de 20 g de CO2/km (véhicules électriques) et à 20 300 € pour ceux dont le taux d’émission est supérieur ou égal à 20 g et inférieur à 60 g de CO2/km (véhicules hybrides rechargeables).

DÉDUCTION DE LA TVA SUR L’ESSENCE
Jusqu’à présent, les entreprises ne pouvaient pas déduire la TVA sur l’essence lorsque ce carburant était utilisé par des véhicules utilitaires. En revanche, une déduction était autorisée, à hauteur de 10 %, pour les voitures particulières. Depuis le 1er janvier 2018, cette déduction partielle est portée à 20 %, quel que soit le type de véhicule (voiture particulière ou utilitaire). Cette fraction de TVA déductible augmentera progressivement jusqu’en 2022 de façon à aligner le régime fiscal applicable à l’essence sur celui du gazole. Actuellement, la TVA sur le gazole est déductible à hauteur de 80 % pour les véhicules particuliers et de 100 % pour les utilitaires.

Comment négocier un accord avec vos salariés ?

Conclure un accord collectif avec vos salariés peut vous permettre d’ajuster leurs conditions de travail à la situation de votre entreprise.

Pour régler les questions de droit du travail dans votre entreprise, vous vous référez traditionnellement à votre convention collective et au Code du travail. Toutefois, les dispositions prévues par ces textes ne sont pas toujours adaptées aux spécificités de votre entreprise, tout comme elles peuvent ne pas répondre aux besoins de vos salariés.

Pour remédier à cette situation, une alternative s’offre à vous : négocier un accord qui s’appliquera à votre entreprise. En clair, vous avez la possibilité de débattre avec vos salariés sur certains sujets et d’officialiser le compromis qui aura été trouvé au sein d’un accord. Une démarche qui se veut à la fois efficace, en ce qu’elle permet de fixer des conditions de travail propres à votre entreprise, et participative, en ce que vos employés y sont associés. Voici la marche à suivre pour conclure un accord collectif.

SUR QUELS THÈMES POUVEZ-VOUS NÉGOCIER ?
Par le biais de plusieurs réformes récentes, en particulier celle du Code du travail opérée par les ordonnances « Macron », les pouvoirs publics ont encouragé la négociation collective dans les entreprises. Ainsi, vous avez désormais la faculté de conclure avec vos salariés un accord d’entreprise qui prévaudra sur tout accord de branche, et ce même s’il leur est moins favorable.


Les thèmes sur lesquels l’accord d’entreprise prime sur l’accord de branche sont notamment le taux de majoration des heures supplémentaires, certains sujets liés à la durée du travail (travail en soirée, travail en continu, mise en place d’équipes de suppléance...), les congés et les jours fériés, les primes (d’ancienneté, de vacances...), les préavis ou encore les indemnités de rupture du contrat de travail.

Pour autant, ce pouvoir de négociation n’est pas sans limites :
l’accord d’entreprise doit respecter certaines règles, dites « d’ordre public », inscrites dans le Code du travail. Ainsi, par exemple, un accord d’entreprise ne peut pas prévoir un taux de majoration des heures supplémentaires inférieur à 10 %. De même qu’il ne peut fixer une indemnité de rupture du contrat de travail inférieure à l’indemnité légale de licenciement.

COMMENT FAVORISER LA NÉGOCIATION ?
Instaurer un échange de qualité dans l’entreprise ne s’improvise pas. Aussi, pour donner à la négociation toutes les chances d’aboutir, sachez que vous pouvez, en tant qu’employeur, suivre une formation sur les pratiques du dialogue social. Dispensée par l’Institut national du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (ou ses partenaires), cette formation porte essentiellement sur des questions économiques et sociales, sur la dynamique de la négociation et sur son environnement juridique. Votre participation pouvant être financée, en totalité ou en partie, par votre fonds d’assurance formation des non-salariés (l’Agefice, notamment). Quant à vos salariés, ils peuvent également bénéficier de ce dispositif soit dans le cadre du congé de formation économique, sociale et syndicale (ouvert à tout salarié adhérent ou non à un syndicat), soit au moyen du plan de formation mis en place dans l’entreprise.

AVEC QUI POUVEZ-VOUS NÉGOCIER ?
Un accord d’entreprise doit prioritairement être conclu avec un délégué syndical. Toutefois, l’absence de délégué syndical parmi vos salariés ne vous empêche pas d’accéder à la négociation collective. En effet, si vous employez entre 11 et 49 salariés, vous pouvez conclure un accord avec un ou plusieurs salariés mandatés par un ou plusieurs syndicats représentatifs au niveau de votre branche professionnelle. Vous pouvez aussi décider de négocier avec un ou plusieurs délégués du personnel (DP) ou avec un ou plusieurs membres titulaires de votre comité social et économique (CSE), que ces élus soient mandatés ou non par un syndicat. Et lorsque votre entreprise compte moins de 11 salariés, vous pouvez soumettre un projet d’accord directement à vos employés. Une possibilité qui est également offerte aux entreprises comptant entre 11 et 20 salariés et qui ne disposent d’aucun élu du personnel.


COMMENT L’ACCORD DOIT-IL ÊTRE RÉDIGÉ ?
Afin d’éviter toute difficulté d’interprétation, votre accord doit être doté d’un préambule qui présente son contenu et ses objectifs. Par exemple, ce préambule peut indiquer que l’accord introduit une prime d’assiduité pour réduire l’absentéisme dans l’entreprise ou qu’il augmente le contingent d’heures supplémentaires réalisées par les salariés afin d’honorer les commandes et d’optimiser la compétitivité de l’entreprise. De plus, l’accord doit comporter certaines mentions, notamment son champ d’application (géographique et professionnel), ses conditions de suivi (comme la réalisation d’un bilan en cours d’application) et les signatures des parties qui l’ont conclu. Quant aux mesures concrètes qui ont été définies avec vos salariés (montant de la prime d’assiduité, niveau du contingent d’heures supplémentaires...), elles doivent être retranscrites sous la forme d’articles. Point important : pensez à préciser la durée de l’accord (déterminée ou indéterminée) car, à défaut, il est réputé conclu pour 5 ans !

QUELLE PUBLICITÉ POUR VOTRE ACCORD D’ENTREPRISE ?
Tous les accords d’entreprise sont publiés sur le site www.legifrance. gouv.fr. Toutefois, ils peuvent être amputés de certaines informations sensibles portant, en particulier, sur la situation de l’entreprise, sur sa stratégie ou sur sa politique en matière de ressources humaines. Pour ce faire, vous devez rédiger un acte de publication partielle avec les autres signataires, puis le déposer avec votre accord auprès de la Direccte. Sachez, en outre, que les accords d’entreprise sont diffusés dans une version rendue anonyme, c’est-à-dire sans les noms des négociateurs et des signataires.L’accord doit également être déposé au greffe du conseil de prud’hommes dont vous dépendez.
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