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Comment atteindre le "INBOX ZERO"

Une gestion plus rigoureuse de votre messagerie vous évitera de vous retrouver noyé dans un flot d’e-mails.


Voir chaque jour des dizaines de courriels venir s’entasser dans une boîte de réception déjà pleine à craquer est à la fois déprimant, contre-productif et source d’erreurs. Pourtant, quelques comportements simples et vertueux permettant d’éviter de se faire déborder peuvent être adoptés. Voici quelques pistes à suivre pour atteindre le « inbox zero ».




Lire et traiter ses e-mails

Pour bien gérer une boîte mail, il suffit de la traiter comme une boîte aux lettres physique : l’ouvrir chaque jour, récupérer le courrier pour en prendre connaissance puis, une fois vide, la refermer. Concrètement, cela signifie qu’il faut vous obliger, lorsque vous consultez votre boîte mail, à systématiquement traiter tous les courriels qui sont arrivés dans la boîte de réception immédiatement après avoir pris connaissance de leur contenu (en les ouvrant ou simplement en découvrant leur objet). S’ils sont sans intérêt, vous devez les supprimer ; s’ils appellent une action simple et rapide, vous devez les traiter dans la foulée (puis les archiver) ; enfin, s’ils ne sont qu’informatifs et n’appellent aucune action (typiquement le célèbre « en copie »), vous devez les lire puis, là aussi, les archiver.
 

Et les courriers plus complexes ?

Une fois que les e-mails simples ont été traités puis supprimés ou archivés, ne doivent rester dans la boîte de réception que les seuls courriels ne pouvant être traités immédiatement. Il peut s’agir d’une demande complexe (opération longue ou impliquant la mobilisation d’autres personnes) ou encore du rappel d’un rendez-vous important (code pour une visioconférence, date limite pour réaliser un travail…). Là encore, même s’il s’agit d’e-mails importants, les laisser « traîner » dans votre boîte de réception n’est pas la meilleure solution. Car celle-ci ne doit pas devenir une « liste des tâches à effectuer ». Il est donc préférable de stocker ces courriels importants dans un répertoire dédié et de programmer un rappel dans un outil spécifique comme un agenda électronique, par exemple.
 

Astuce : Limiter le volume des e-mails entrants

Beaucoup de courriels reçus chaque jour sont inutiles, quand ils ne sont pas indésirables. En limiter le nombre est donc salutaire. D’abord, il convient de vous désinscrire des newsletters que vous ne consultez jamais. Ensuite, il est conseillé d’activer le système anti-spam de votre messagerie. Enfin, vous ne devez pas hésiter à mettre en place des filtres qui permettent de traiter automatiquement un message en fonction de son expéditeur ou de son objet. Selon le critère de tri choisi, les e-mails pourront être basculés, par exemple, dans un répertoire « client » ou dans la corbeille.
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