Foire aux questions

Vous trouverez ici les réponses à vos questions relevant de l’expertise comptable. 

Notre FAQ regroupe les demandes et les questionnements les plus fréquemment soumis à nos conseillers : Comptabilité, Fiscalité, Audit, Juridique, Social… 

Pour tout complément d’information, n’hésitez pas à nous contacter directement. 

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

Voici les mentions devant obligatoirement apparaître sur vos factures : 

Nom ou raison sociale de votre entreprise, adresse, numéro individuel d’identification à la TVA 

Si vous êtes en société, vous devez également indiquer le numéro d’immatriculation au RCS (n°SIRET) suivi de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, forme juridique de la société, montant du capital social. 

Nom et adresse du client. Indiquer également le numéro d’identification à la TVA de votre client en cas d’échange intracommunautaire. 

– En cas d’annulation d’une vente, ajouter la mention du terme « facture » ou « avoir »  

– Si différente, date de la facture et date de la vente ou de la prestation rendue  

– Numéro chronologique et unique de la facture. Mettre en place un système de numérotation unique, chronologique et non modifiable de vos factures est impératif. L’administration fiscale pourrait notamment rejeter votre comptabilité si votre système n’est pas suffisamment fiable pour permettre la garantie d’exhaustivité du chiffre d’affaires. 

– Dénomination et quantité des produits et/ou services  

– Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais, remises ristournes accordées, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits), le prix TTC. 

– Date prévue du règlement, taux des pénalités et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard 

– Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. 

Remarques :  

Le non-respect de la réglementation peut faire l’objet de sanctions fiscales. Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € par facture non conforme. En cas de vente sans facture ou de facturation d’opérations fictives, votre entreprise encourt une amende égale à 50 % du montant de la transaction. 

Le vendeur donne l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant un double, les factures doivent donc être imprimées en double exemplaire. 

Qu’est-ce qu’une immobilisation ?

Il s’agit d’un bien acheté par l’entreprise (ou produit) qui est destiné à servir de façon durable à l’activité de celle-ci (au-delà de la durée de l’exercice comptable).  

L’immobilisation se différencie des charges. Ces biens concernés seront inscrits à l’actif de l’entreprise et ne seront pas enregistrés dans les charges de l’exercice l’année de leur acquisition.  

Il est dit que ces biens ont une durée de vie limitée et qu’ils s’abiment avec le temps. Dans cette situation, on observe chaque année un amortissement correspondant à la perte de valeur de l’année. Cet amortissement sera enregistré en charges de l’exercice. 

Exemples d’immobilisations : ordinateurs, photocopieurs, machines/outils, mobilier, etc. 

Pour rappel, les biens répondant à la définition d’une immobilisation mais dont la valeur est considérée comme faible (inférieure à 500 € HT) sont autorisés à comptabiliser directement en charges de l’exercice par l’administration fiscale. Ils ne seront donc pas inscrits à l’actif du bilan ni amortis. 

C’est ainsi que peuvent être enregistrés directement en charges de l’exercice certains micro-ordinateurs par exemple. 

Quelle est la durée de conservation des documents liés à mon activité ?

  • Pour les documents civils et commerciaux : de 2 à 30 ans 
  • Pour les documents juridiques (société commerciale) : de 5 à 10 ans 
  • Pièces comptables : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice 
  • Documents fiscaux : de 1 à 3 ans 
  • Gestion du personnel : de 1 à 5 ans 

Pour plus d’informations, nous vous invitions à vous rendre sur le site https://www.economie.gouv.fr/entreprises/  

Puis-je rembourser les notes de restaurant à mon salarié ?

Attention ! Nous évoquons seulement les règles générales. Pour ce qui est des règles particulières de remboursement de frais de repas ou de versement d’indemnités aux salariés, n’hésitez pas à nous contacter directement pour tout complément d’information. 

  • Les repas d’affaires (notes de restaurant) 

Ils peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature (c’est-à-dire un complément de rémunération) sous certaines conditions. 

Ils doivent avoir un caractère exceptionnel pour exclure ces frais de l’ensemble des cotisations sociales. 

Est considéré comme non abusif le fait de rembourser un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés la réalité de repas pris, la qualité des personnes ayant participé et du montant de la dépense. 

Au-delà, les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales. 

  • Les repas pris en déplacement 

Dès lors que le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez : 

Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas, 

Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif 

Ces montants sont exonérés de charges sociales s’ils ne dépassent pas un montant fixé chaque année (18,30€ en 2016). 

Je suis chef d’entreprise, quels sont les frais de repas que je peux me faire rembourser ?

Selon que l’activité est exercée à titre individuel (BIC/BNC) ou en société, les règles diffèrent. 

Il faut bien distinguer  

Les repas d’affaires 

Les frais de repas pris sur le lieu du travail 

Attention ! Nous évoquons seulement les règles générales. Pour ce qui est des règles particulières de remboursement de frais de repas ou de versement d’indemnités aux salariés, n’hésitez pas à nous contacter directement pour tout complément d’information. 

Pour les exploitants individuels (BIC ou BNC) 

 Lorsqu’ils sont justifiés et sont dans un rapport normal avec l’activité, les repas d’affaires font partie des charges déductibles du résultat. 

L’entreprise peut prendre en charge ces dépenses (et remboursées au chef d’entreprise s’il a avancé le paiement de la note de restaurant). 

Il y a la possibilité de déduire du résultat les frais de repas pris sur le lieu du travail, mais seulement dans certains cas. Ces dépenses sont déductibles lorsque la distance entre ce lieu et le domicile est trop importante. N’est, en pratique, admise en déduction, que la fraction du prix du repas comprise entre le montant forfaitaire représentatif du repas pris à domicile (4,65€ pour 2015) et le seuil au-delà duquel la dépense est considérée comme exagérée (18,10€ pour 2015). Autrement dit, n’est déductible, pour 2015, qu’un montant de 13,45 €. Il est donc possible de prévoir le remboursement du chef d’entreprise sur cette base pour tous les repas passés dans l’entreprise. 

Pour les dirigeants de sociétés (président de SA, gérant de SARL, etc.) 

Ils suivent les mêmes règles que pour les exploitants individuels (voir ci-dessus). 

 Les dirigeants ne pouvant bénéficier des titres-restaurants comme les salariés pour les repas quotidiens pris sur le lieu du travailils pourraient être tentés de se faire rembourser les prix des repas déboursés. Cependant, cette règle n’est pas prévue dans les sociétés. 

Comment refacturer au client les frais engagés pour son compte (avec ou sans TVA) ?

Sont considérés comme un complément du prix de base, les remboursements de frais demandés aux clientsC’est pour cela qu’ils sont à comprendre dans la base d’imposition à la TVA (article 267-I-2° du Code Général des Impôts), au même taux que le prix de base de l’opération à laquelle ils se rattachent. 

Les frais de déplacements (billets de train ou d’avion, les nuits d’hôtels, les notes de restaurant, etc.) engagés au cours d’une mission ou d’un travail effectué pour le client concerné sont par exemple considérés comme des remboursements de frais. 

Pour ces frais, vous devez alors les intégrer sur votre facture dans la base HT, imposable à la TVA. 

Les cadeaux pour les clients sont-ils déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ?

Sauf abus, les cadeaux aux clients sont autorisés et sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, servant de base à l’impôt qui est à payer annuellement.  

Cependant, la TVA n’est déductible que pour les cadeaux de faible valeur offerts par an et par client (65 € TTC en 2015). 

Puis-je faire en fin/en cours d’année des cadeaux à mes employés ?

Obéissant à certaines règles en matière sociale et fiscale, les cadeaux offerts aux salariés par l’employeur sont autorisés.  

Pour qu’il soit exonéré de cotisations sociales (salariales et patronales) et d’impôt sur le revenu pour le salarié, ils doivent être remis à l’occasion d’un évènement particulier et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par événement (soit 159 € en 2015), la valeur du cadeau, déductible du résultat de votre entreprise. 

La liste des événements particuliers est limitativement définie :  

  • La naissance
  • Le mariage
  • La retraite
  • La fête des mères et des pères
  • Noël du salarié et Noël des enfants (enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile)
  • La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants jusqu’à 19 ans révolus dans l’année civile. 

Le seuil de 5% a été aménagé pour les événements suivants :  

Noël : il est de 5% par enfant et de 5% pour le salarié 

Rentrée scolaire : il est de 5% par enfant 

Les valeurs données en cadeau seront alors considérées comme un avantage en nature et seront soumises à cotisations sociales et impôt sur le revenu si ces règles (plafond et événement) ne sont pas respectées. 

Dois-je avoir recours à un commissaire aux comptes ?

La nomination d’un commissaire aux comptes dépend du statut juridique de l’entreprise et du dépassement éventuel de certains seuils. 

Société anonyme (SA) et Société en commandite par actions (SCA) : La nomination d’un Commissaire aux comptes est obligatoire dès la création de la société 

SAS : la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire si deux des trois seuils suivants sont dépassés  

Total bilan : 1 000 000 € 

Chiffre d’affaires HT : 2 000 000 € 

Nombre moyen de salariés : 20 

SARL / EURL / SNC / SCS : la désignation d’un commissaire aux comptes est obligatoire si deux des trois seuils suivants sont dépassés 

Total bilan : 1 550 000 € 

Chiffre d’affaires HT : 3 100 000 € 

Nombre moyen de salariés : 50 

Associations : parmi les principales catégories d’associations qui doivent nommer un commissaire aux comptes, on citera  

Les associations d’une certaine taille ayant une activité économique et dépassant, à la fin de l’année civile deux des trois seuils suivants : plus de 50 salariés, 3,1 millions € de chiffres d’affaires ou 1,55 million € de total bilan: 

  • Les associations émettant des obligations, 
  • Les associations habilitées à consentir des prêts, 
  • Les associations percevant une ou plusieurs subventions de plus de 153 000 € au cours d’une même année, 
  • Les associations recevant des dons de plus de 153 000 € au cours d’une même année, 
  • Les associations reconnues d’utilité publique collectant des fonds pour le compte d’autres associations (associations-relais). 

Dois-je déposer mes comptes annuels au greffe du tribunal ?

Quelle que soit leur taille et malgré les mesures de simplification introduite en 2014, les sociétés par actions (SA, SCA, SAS) et les SARL / EURL restent tenues de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. 

Mais sont dispensées d’établir une annexe et peuvent demander de garder la confidentialité du bilan et du compte de résultat déposés, les micro-entreprises (qui ne dépassent pas 2 des trois seuils : total bilan de 350 000 €, Chiffre d’affaires de 700 000 € et nombre moyen de salariés de 10)  

Concernant les petites entreprises (qui ne dépassent pas 2 des trois seuils : total bilan de 4 000 000 €, Chiffre d’affaires de 8 000 000 € et nombre moyen de salariés de 50), elles peuvent choisir de garder la confidentialité du compte de résultat. 

En quoi consiste l’option concernant la déclaration de confidentialité des comptes ?

Peuvent déclarer que les comptes annuels qu’elles déposent ne seront pas rendus publics, les sociétés répondant à la définition des micro-entreprises (à l’exception des sociétés mentionnées à l’article L. 123-16-2 du code de commerce et de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières). 

Lors du dépôt des comptes annuels réalisé à compter du 6 août 2016, les petites entreprises peuvent demander, que le compte de résultat ne soit pas rendu public. 

Pour bénéficier de l’une de ces deux options, l’entreprise concernée doit joindre une déclaration de confidentialité, lors du dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. 

Dès lors, le greffier prévient alors les tiers de cette déclaration de confidentialité par une précision dans l’avis inséré au Bodacc et délivre à la société dépositaire un certificat prouvant que les comptes annuels ont été déposés, mais qu’ils ne sont pas communicables aux tiers. 

La convention collective appliquée par l'entreprise est-elle celle qui correspond à son activité principale ?

Il s’agit de la fonction de l’activité principale de l’entreprise ; le code NAF est une simple option pour choisir la convention applicable. 

S’il s’agit d’une entreprise à activités multiples, les critères de choix sont les suivants : 

Entreprise commerciale : référence au chiffre d’affaires le plus élevé  

Entreprise industrielle : référence à celle qui occupe le plus grand nombre de salariés 

Entreprise industrielle et commerciale : référence aux critères appliqués aux entreprises industrielles si le chiffre d’affaires de l’activité industrielle est égal ou supérieur à 25 % du chiffre d’affaires total (Rép. Min. Liot du 5 mai 1971). 

L’employeur fait-il une déclaration préalable à l’embauche avant toute embauche ?

Il est obligatoire pour l’employeur de faire une déclaration avant toute embauche (sauf cas spécifiques : TESE, CESU) auprès de l’URSSAF (ou MSA) dont dépend l’établissement. La DPAE est obligatoirement en version numérique dans les entreprises dont le nombre total de déclarations accomplies au cours de l’année civile précédente atteint 50 déclarations. 

Cette déclaration doit être réalisée avant l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l’embauche. 

L'entreprise tient-elle tous les registres obligatoires ?

Les registres obligatoires pour l’entreprise sont : 

  • Le registre du personnel 
  • Le livre de paie 
  • De nombreux registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l’employeur
  • Les registres liés aux conditions de travail : registre spécial des dangers graves et imminents, registre des accidents bénins, document unique d’évaluation des risques professionnels 
  • Registre de délégués du personnel

L’entreprise procède-t-elle aux affichages obligatoires ?

L’employeur doit procéder aux affichages suivants : 

Inspection du travail : adresse, nom et téléphone  

Médecine du travail : adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence 

Consignes de sécurité et d’incendie et noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie. 

Convention ou accord collectif du travail : référence de la convention collective et des accords applicables 

Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes : texte des articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail 

Horaires collectifs de travail : horaire de travail (début et fin) et durée du repos ; si le repos n’est pas donné le dimanche, jours et heures de repos collectifs 

Congés payés : période de prise des congés  

Harcèlement moral : texte de l’article 222-33-2 du code pénal 

Harcèlement sexuel : texte de l’article 222-33 du code pénal  

Lutte contre la discrimination à l’embauche : texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal 

Interdiction de fumer  

Document unique d’évaluation des risques professionnels : modalités d’accès et de consultation du document  

Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l’employeur) 

Les contrats de travail sont-ils écrits ?

Sauf s’il s’agit d’un CDI à temps plein, la loi prévoit un écrit pour la plupart des contrats de travail. 

Il est obligatoire de rédiger un écrit pour : un contrat à durée déterminée (CDD), le contrat à durée indéterminée (CDI) conclu à temps partiel, le contrat de travail temporaire, le contrat de travail intermittent, le contrat d’apprentissage, le contrat de professionnalisation, le contrat unique d’insertion (CUI). 

Pour un CDI à temps plein, aucun écrit n’est exigé, sauf si une convention collective le prévoit. L’employeur doit toutefois remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en l’absence d’écrit obligatoire. 

L'employeur respecte-t-il les salaires minima conventionnels ?

L’employeur doit respecter les salaires minima, qui sont fixés par les conventions collectives, au-delà du respect du SMIC, qui s’apprécie mois par moisLe minimum conventionnel constitue un minimum auquel peut prétendre chaque salarié. Le minimum conventionnel s’apprécie en principe mois par mois, mais certaines conventions collectives prévoient un minimum annuel ou un minimum mensuel et annuel. 

Combien de temps l'employeur doit-il conserver les bulletins de paie des salariés ?

Pendant au moins 5 ans, l’employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique). 

L'employeur remplit-il ses obligations en matière d'assurance décès des cadres ?

L’employeur a l’obligation de verser pour les cadres une cotisation au moins égale à 1,50% de la tranche A de l’AGIRC, en financement d’un régime de prévoyance complémentaire (hors complémentaire santé) et en priorité sur une garantie décès. 

L’entreprise a-t-elle mis en place un régime collectif de complémentaire santé ?

Les salariés peuvent être dispensés d’y adhérer à certaines conditions, mais depuis janvier 2016, l’employeur doit faire bénéficier tous ses salariés d’une couverture complémentaire santé, qui doit remplir un certain nombre de conditions (panier de soins, contrat responsable…).  

Dois-je adhérer à un organisme de gestion agréé ?

Non, ce n’est pas obligatoire. La première adhésion, pour l’année ou l’exercice en cours, doit intervenir dans les cinq mois du début de l’année ou de l’exercice (ou du début de l’activité). 

L’adhésion à un centre (BIC, BA) ou à une association (BNC) de gestion agréée, ou le recours à un professionnel de l’expertise comptable autorisé par l’administration et ayant conclu avec elle une convention, procure un avantage fiscal dans la mesure où les autres contribuables voient la base d’imposition de leurs revenus (BIC, BA, BNC) retenue pour le calcul de l’impôt sur le revenu majoré de 25 %. 

Que ce soit un adhérent à un centre de gestion ou à une association agréée, il bénéficie des avantages fiscaux suivants : 

déduction intégrale du salaire de son conjoint alors que la déduction est limitée à 17 500 € pour les non-adhérents mariés sous un régime de communauté ou de participation aux acquêts ; 

réduction d’impôt pour frais de comptabilité égale aux deux tiers des dépenses de tenue de la comptabilité et d’adhésion à un organisme de gestion agréé et plafonnée à 915 €.  

Un certain contrôle est exercé sur les déclarations et le contribuable s’engage à accepter le règlement par chèque ou par carte bleue en contrepartie de ces avantages. 

Je souhaite payer par prélèvement SEPA, dois-je envoyer mon Mandat à ma Banque ?

Il existe deux types de prélèvement SEPA. Le CORE qui est le plus souvent utilisé entre les différents agents économiques et en particulier pour les relations entre une entreprise et ses consommateurs particuliers. Pour ce type de prélèvement, il n’y a pas besoin de l’envoi du mandat signé à la banque mais au créditeur qui devra le produire en cas de contestation d’un prélèvement. Par contre, vous devez conserver une copie du mandat signé et envoyé. 

En ce qui concerne le prélèvement B to B, ou interprofessionnels, il est destiné aux échanges entre entreprises et aux paiements des charges sociales et impôts professionnels. Il sécurise les opérations en rendant impossible la répudiation d’une opération, mais nécessite une information préalable de la banque du débiteur. Pour ce type de prélèvement, le mandat doit être signé et renvoyé à sa banque pour que celle-ci autorise explicitement l’opération de paiement. Un délai est à prévoir pour la prise en charge de cette autorisation. Pour un bon suivi des autorisations, un deuxième original signé sera envoyé au créditeur et une copie conservée dans les dossiers de l’entreprise. 

Suis-je obligé d’être assuré pour mon entreprise ?

Cette souscription est obligatoire pour des entreprises exerçant certaines activités notamment réglementées (les professionnels de la santé, du chiffre et du droit, du secteur du bâtiment, etc.). Pour les autres, cette assurance est fortement recommandée pour couvrir les dommages que l’entreprise pourrait causer même si elle n’est pas obligatoire. 

L’entreprise devra veiller à assurer les biens utilisés pour les besoins de l’activité, notamment les locaux, les véhicules, etc. 

D’autres assurances sont optionnelles mais recommandées, telles que l’assurance perte d’exploitation, l’assurance homme-clé, des mandataires sociaux, etc. 

À noter, les personnes exerçant une activité artisanale réglementée ainsi que les micro-entrepreneurs relevant du régime micro-social doivent indiquer, sur chacun de leurs devis et sur chacune de leurs factures, l’assurance professionnelle, dans le cas où elle est obligatoire pour l’exercice de leur métier, qu’ils ont souscrit au titre de leur activité, ainsi que les coordonnées de l’assureur ou du garant, et la couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie. 

Par ailleurs, toute entreprise, dont la responsabilité décennale peut être engagée, doit, depuis le 8 août 2015, joindre aux devis et factures qu’elle établit, une attestation de cette assurance conforme à un modèle fixé par arrêté. 

Quels modes de paiement un chef d’entreprise peut-il accepter ou refuser et utiliser ?

De nombreux moyens de paiement sont accessibles aux artisans et aux TPE-PME pour réaliser et sécuriser leurs transactions. Il y a deux grandes catégories : la monnaie fiduciaire, autrement dit les espèces, et les moyens de paiement scripturaux qui permettent le transfert de fonds d’un compte à un autre. 

Les paiements en espèces effectués auprès et par les entreprises peuvent se faire dans les limites suivantes : 

Le règlement d’une dette et le recouvrement d’une créance par les professionnels ne peut excéder 1 000€ depuis le 1er septembre 2015 (décret n° 2015-741 du 24 juin 2015 et article L112-6 du Code monétaire et financier). Cette limite s’applique également pour les paiements par monnaie électronique. 

Le règlement d’un salaire peut être réalisé en espèces jusqu’à 1 500€. 

Le règlement d’une dette fiscale peut être réalisé en espèces jusqu’à 300€ au guichet des centres des finances publiques. 

Les moyens de paiement scripturaux regroupent : 

Les moyens de paiement « traditionnels »: carte de paiement, prélèvement, virement, titre interbancaire de paiement, chèque, télé règlement, lettre de change et billet à ordre dématérialisé. 

Les « nouveaux » moyens de paiement : le paiement sans contact au moyen d’une carte de paiement ou d’un téléphone via une application dans la limite de 20€ et le portefeuille électronique.